مدیریت زمان در مدیریت بازار

این مقاله که به ارتباط بین مدیریت زمان و مدیریت بازار با رویکرد استیفان کاوی می پردازه در مهر ماه 1384 در روزنامه همشهری چاپ شد که چون دسترسی به آرشیو روزنامه همشهری مقدور نیست کل مقاله رو اینجا کپی کردم

مدیریت زمان در مدیریت بازار

امیر حسین شفقی زاده

پنج شنبه 21 مهر ماه 1384 صفجه 12 روزنامه همشهری

با اینکه زمان نادرترین منبع ارزشمند در اختیار بشر می باشد شروع اهمیت یافتن مدیریت آن از انقلاب صنعتی بوده است. در این هنگام رقابت مفهومی جدی و جدید یافت ومدیران و تجار متوجه شدند که زمان منبعی بی مانند است و اگر از دست برود جایگزین نخواهد داشت.بعدها در اوایل قرن بیستم که نخستین توجهات جدی به مدیریت علمی صورت گرفت موضوع زمان سنجی مطرح شد تا برای هر کاری و تولید هر قطعه ای زمان لازم معین شود و از آن به بعد بحث مدیریت زمان هر روزه اهمیت بیشتری یافته است طوری که حالا زمان سنجی از ابزارهای مهم و رایج در صنعت و تجارت می باشد و در ابعادی بزرگتر و وسیعترمدیران در پی استفاده مناسب از زمان در راستای بکار گیری بهینه و بموقع از نیروی انسانی و تجهیزات و منابع مالی در راه رسیدن به اهداف فردی و سازمانی می باشند

نسلهای مدیریت زمان

درعالم واقعیت تمام اعمال انسان بعد زمانی و مکانی دارند. ارتباط این ابعادنیز ارتباطی تعاملی می باشد.زمان دارای دو جنبه اصلی مادی و روانی ست.زمان مادی زمانی ست که برای انجام کار صرف می نماییم اما زمان روانی احساس طول مدت ذهنی و عاطفی ست که در هنگام انجام یک کار داریم.ما در هر صورت به گذشت زمان واقفیم و حتی اگر در تاریکی و سکوت و بدون هیچ احساس جسمی نیز قرار بگیریم باز نسبت به گذشت زمان واقفیم و طول مدت را حس می کنیم. شاید دلیل فهمیدن گذشت زمان وقوف ناخودآگاه ما نسبت به ریتمهای جسمی مان مثل ضربان و تپش قلب و تنفس باشد.اما رشد توجه به زمان از سوی بشر مراحلی داشته است
الوین تافلر می گوید تحولات اجتماعی مسلسل وار یکدیگر را تعقیب می کنند و هر کدام بعد و حیاتی تازه به تاریخ بشری می دهند.مثلا در رشد و پرورش اجتماعی انقلاب صنعتی بعد از انقلاب کشاورزی ظهورکرد و انگاه نوبت به انقلاب اطلاعاتی رسید که هر کدام از این امواج متوالی غلیانی از پیشرفتهای اجتماعی و فردی را در پی داشته است.مدیریت زمان هم از این امر مستثنی نیست.هر نسلی نقطه نظراتش را بر اساس نقطه نظرهای نسل پیشین بنا کرده و ادمی را به سوی کنترل دقیق تر زندگی رهنمون کرده است
اولین نسل مدیریت زمان را می توان با نوشته ها و صورت موجودی ها توصیف کرد.تلاشی که بصورتی ابتدایی بر اهمیت مدیریت زمان تاکید می کرد و برای تقاضاهایی که وقت و نیروی ما را طلب می کرد حدود زمانی تعیین می نمود
تقویمها و دفترچه های قرار ملاقات معرف دومین نسل مدیریت زمان است. این موج بازتابی از کوششی بی وقفه ای بود که سعی می نمود فعالیتهای آینده را پیش بینی و برنامه ریزی نماید
سومین نسل مدیریت زمان که ما با آن روبروییم.این نسل نقطه نظرهای مهمی از قبیل اولویت بندی توصیف ارزشها و مقایسه ارزشمندی نسبی فعالیتهای مبتنی بر روابط به آن ارزشها را به نقطه نظرهای نسل پیشین افزود.هدف گذاری اهداف کوتاه مدت و میان مدت و بلند مدت را مرکز توجه خود قرار داد تا وقت و نیروی صرف شده در آن با ارزشها جور و هماهنگ باشداین نسل شامل برنامه ریزی به شیوه ای ست که اهداف و فعالیتهایی که از بیشترین ارزشمندی برخوردار است مطرح شود و به منصه عمل دراید
اما نسل چهارم مدیریت زمان که با شیوه های قبلی کاملا متفاوت است و بر حفظ و حراست و خودجوشی و کیفیت زندگی تاکید دارد و محدودیت و احساس دشواری نسل سوم را نیز ندارد هم وجود دارد.این نسل بر این ادعا پا می فشرد که مشکل مدیریت زمان که کیفیتی بیرونی ست نمی باشد بلکه اداره اوضاع و شرایط خویش وتوجه به خود است.خوشنودی ورضامندی تابع انتظارات و شناخت ماست و هر دو عامل فوق در حلقه نفوذ ما ساکن می باشند.نسل چهارم بجای اینکه اشیا و زمان را کانون توجه خود قرار دهد به حفظ و گسترش روابط و تحقق نتایج می اندیشد.در واقع این نسل می کوشد توازنی بین بازار و قابلیت تولید برقرار کند

ابعاد مدیریت زمان دربازار
این ابعاد نتیجه چهارمین نسل مدیریت زمان می باشند که بطور کلی سپری شدن اوقات مدیران بازاردر آن به چهار شیوه مختلف امکان پذیرمی باشد.دو معیار اصلی در تقسیم بندی زمان در اینجا مورد نظر می باشند 1 – فوریت : کارهایی که مستلزم توجه فوری می باشند. برای مثال پاسخ به زنگ تلفن در هر شرایطی امری الزامی ست.اغلب مدیران نمی توانند نسبت به شنیدن صدای ممتد زنگ تلفن بی تفاوت باشند.ممکن است ساعتها وقت خود را در تهیه مطلبی صرف کنیم و لباس بر تن کنیم و خود را برای گفتگو در باره موضوعی خاص در دفتری آماده کنیم در عین حال مادامی که تلفن زنگ بزند پاسخ به تلفن نسبت به جلسه اولویت پیدا می کند.موارد فوریت ما راتحت فشارقرارمی دهندوملموسندودرانجام کارتاکیدمی ورزندومعمولاانجام اینکارها خالی از لطف نیست و اغلب مطلوب دیگران واقع می شودبا وجود این غالبا غیر ضروری اند. 2 - ضرورت : که به نتایج کار مربوط می شود.هر ضرورتی به رسالت و ارزشها و اهداف مهم و طراز اول ما یاری می رساند. موارد ضروری فاقد فوریت اما نیازمندطمانینه و ابتکارعمل و خوی و سرشت عامل بودن می باشند.اگر تصور و تصویری روشن از موارد ضروری و نتایج مطلوب و دلخواه زندگی پیش رو نداشته باشیم به سادگی در مسیری قرار می گیریم که تنها نسبت به کارهای فوری واکنش نشان می دهیم .در ادامه چهار بعد اصلی کارهای ضروری و فوری بصورتی تعاملی بررسی می شوند
1-کارهای فوری و ضروری : شامل بحرانها و مشکلات حاد و طرحهای مهلت دار می باشند.کارهای اینگونه بطور معمول مسائلی می باشند که دردسرساز و ناخواسته هستند.همه ما در زندگی با بحرانها و مسایل روبروییم اما بعضی افراد با تمرکز بر این بخش زندگی خود را به ورطه تباهی می کشند.مثل مدیران و تجاری که به شدت تحت تاثیر بحرانها قرار می گیرند و تو لیدکنندگانی که همیشه از برنامه تولید عقب می باشند.مادامی که ذهن مدیران به مسائلی از این دست مشغول باشد این مسائل بزرگتر و بزرگتر می شوند تا عاقبت بطور کامل مدیر را تحت استیلای خود درآورده و با ضربات کوبنده از میدان بدر کنند.افرادی که همیشه در بحران زندگی می کنند ممکن است با تقلای زیاد بپاخیزندوخود را خلاص کنند اما بار دیگر با بحرانی دیگر نقش بر زمین می شوند.یکی از دلایل اصلی گرفتاری در این وضعیت فقدان ثبات عاطفی در مدیران و تجار می باشد این مدیران امنیت عاطفی کافی را برای پی گیری اهداف بلند مدت خود حس نمی کنند
2 - کارهای ضروری و غیر فوری :این کارها شامل امور برنامه ریزی و تفریح سازنده و شناخت فرصتهای تازه و ایجاد ارتباط و آموزش و پیشگیری مشکلات بازار می باشد.این نوع فعالیتها کانون مدیریت موثر بازار می باشند که به کارهای غیر فوری و در عین حال ضروری می پردازند.کارهایی از قبیل نوشتن رسالت فردی و برنامه ریزی بلند مدت و ورزش و تدارکات برای پیش گیری رویدادهای غیر مترقبه و تمام کارهایی که همه ما به اهمیت آنها واقفیم و تنها به صرف اینکه فوریت ندارند از انجام آنها طفره می رویم. کنترل و داشتن مسائل محدود و نظم و توازن و بینش و دیدگاه روشن شاخصه این وضعیت می باشد.بقول پیتر دراکر افراد موثر هرگز مسائل را مرکز توجه خود قرار نمی دهند بلکه ذهن خود را به فرصتها و راه حلها معطوف می دارند.در واقع آنها به فرصتها خوراک می رسانند و مسائل را دچار گرسنگی می کنند .قاطعانه می اندیشند و به بحرانها کم توجه بوده و تمرکز خود را بر کارهای ضروری و غیر فوری داده و اهرم نیرومندتمرکز را در اختیار می گیرند
3 - کارهای غیر ضروری و فوری : رهزنان تمرکز و زمان می باشند مانند بعضی از تلفنها و نامه ها و گزارشها وبعضی جلسات و و امور فشارآور و رعایت کارهای عامه پسند.در واقع افراد در این شرایط کارهایی را انجام می دهند که اغلب این کارها به اولویت و انتظارات تعیین شده از سوی دیگران بستگی دارد.این حالت که از توجه کوتاه مدت ناشی می شوداز بی ارزش دانستن طرحها و اهداف می آیدو باعث احساس قربانی بودن و بی ارادگی شده و روابط را سست و گسسته کرده و به نوعی بوقلمون صفتی منجر می شود
4 - کارهای غیر ضروری و غیر فوری : بطالت محض است . نه ضروریت دارد و نه فوریت.تمایل به سمت کارهای سطح پایین و اتلاف وقت و سرگرمی های زودگذر .برخی روانکاوان انجام اموری از این دست را به نوعی فرار از خود نسبت می دهند که فرد برای گریز از تنهایی و روبرو شدن با خود به هر کار ی رو می آورد
مدیران بازاری که تقریبا تمام وقت خود را به کارهای 3 و 4 اختصاص می دهند اساسا افرادی بی مسئولیت هستند.این افراددرزمینه مسائل اساسی متکی به دیگران یا تشکیلات می باشندوبه دلیل عدم مسئولیت کامل دراداره کوششهای بازارتحت نظارت خودناکام می شوند.در صورتی که تجار موثروموفق هرگز به کارهای حیطه 3و4 وارد نمی شوند چرا که این کارها خواه فوری خواه غیر فوری هیچ گاه ضروری نیستند.این مدیران بازار بیشتر وقت خود را به کارهای ضروری و غیر فوری اختصاص می دهند
می گویند ناپلئون نامه هایی را که به دستش می رسید همه را زیر فرش می انداخت و بعد از 15 روز به سراغ آنها می رفت و معمولا مشاهده می کرد که بیشتر مسائلی که در نامه ها ذکر شده بودندخود به خودحل شده اندبدون اینکه نیازی به دخالت او باشد و بدون اینکه ذهن او به آن مسائل آلوده شده باشدکه این می تواند نمونه بارزی از تمرکز حواس به مسائل ضروری غیر فوری باشد

زمان ووظایف مدیریت بازار
متغیرها و عوامل غیر قابل کنترلی که یک مدیر بازار با آنها سروکار دارد بسیار زیادند وغیر قابل پیش بینی.مدیران بازار بغیر از ارتباطهایی که در داخل سازمان با همکاران خود دارند با عوامل اثرگذاربسیاری درخارج از سازمان نیزدرتعاملند که هر یک از این عوامل می توانند به راحتی مدیر بازار را وادارند به کارهایی به غیر از کارهای ضروری و غیر فوری بپردازد.بحرانهایی مثل برگشت کالاهای مرجوعی و کاهش نقدینگی و کم بودن مواد اولیه در بازار بحرانهایی معمول می باشند که می توانند مدیر را همیشه در حیطه کارهای ضروری و فوری فرو برند.مدیریت بازار فرایندی برای شناسایی و پیش بینی و ایجاد و تامین نیازها و خواستهای مشتریان برای محصولات و خدمات است
در بررسی وظایفی که یک مدیر بازار دارد به تنوع متغیرهای اثرگذار پی می بریم و بیش از پیش به اهمیت استفاده مناسب از زمان برای یک مدیر بازار واقف می شویم . جوئل ایوانس و باری برگمن برای مدیر بازار نه وظیفه اصلی به شرح زیر قائلند.1 -شناسایی نیازهای بازار 2-خریدن ملزومات و تجهیزات 3- فروختن محصولات و خدمات 4- برنامه ریزی محصول و خدمت 5- قیمت گذاری 6- توزیع 7- تحقیقات بازار8- تجزیه و تحلیل فرصتها 9- مسئولیت اجتماعی
در ادامه بعضی از عوامل روزمره که می توانند اجرای این وظایف را مغشوش نمایند و از تمرکز مدیر بر امورضروری وغیر فوری جلوگیری نمایند ذکر می شوند. مغشوش بودن مسئولیتها و تداخل کارها مراجعین پیش بینی نشده ناتوانی درگفتن نه بخصوص به رییس خود ناکافی بودن کنترلها و ناقص بودن گزارشات برداشت نادرست از فرایند برنامه ریزی فقدان اموزش کارکنان اطلاعات ناقص تصور امکان انجام سریعتر و بهتر کار توسط خود فقدان انضباط شخصی ناتمام گذاشتن وظایف پرداختن بیش از حد به بحرانها کثرت یا قلت بیش از حد جلسات تردید و بی تصمیمی ترس از فراموشی و منیت ضعف در برقراری ارتباط با دیگران به تعویق انداختن کارها پرداختن به حاشیه و مزاحمتهای ناشی از تماسهای تلفنی و در نهایت نامشخص بودن هدف از مسافرتها و استفاده نامناسب از طول زمان سفر

موخره
هر کدام از ما در هر لحظه از زندگی باید کاملا شفاف و بدون خود سانسوری بدانیم که حالا چه کار می کنیم و ایا این کاری که می کنیم در راستای اهداف بلند مدت می باشد. باید این سوال را از خود بپرسیم و در پاسخ به خود صادق باشیم که ما در کدام یک ازابعاد مشغولیم و همین کاری که حالا می کنیم و کارهایی که برای امروز و این هفته خود داریم تا چه حد با اهداف برنامه های بلند مدت ما در زندگی سازگار می باشندو ایا به کارهای ضروری و غیر فوری مشغولیم. بطور خلاصه می توان اذعان داشت بعد از گذشت سالها انچه حالا می دانیم این است که مدیریت زمان به مفهوم تمرکز بر کارهای اصلی ست